TEORI ORGANISASI UMUM

Tugas 3

                                                 DISUSUN OLEH :

                                   NAMA        : FARHAN JULIYANTO

                                   KELAS       : 2 KA 32

                                   NPM           : 13114956

                                   DOSEN     : MARTANI

UNIVERSITAS GUNADARMA

FAKULTAS ILMU KOMPUTER & TEKNOLOGI INFORMASI

PTA 2014-2015

                                          

DAFTAR ISI

1.       PENGERTIAN DAN FUNGSI ORGANISASI .........................................3

A.      Pengertian Budaya Organisasi ...................................................3

B.      Fungsi Budaya Organisasi ..........................................................3

2.       PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI ..........................4

A.      Pengertian Perubahan Organisasi .......................................4

B.      Pengertian Pengembangan Organisasi .......................4

C.      Penyebab Perubahan .....................................4

D.      Pengembangan Organisasi ....................................  5

E.       Metode Perubahan dan Pengembangan Organisasi ..........................7

F.       Langkah – Langkah Perubahan Organisasi  ....................................8

3.       PERENCANAAN STRATEGI PENGEMBANGAN ORGANISASI  ....................9

A.      Tahapan Kegiatan Perencanaan ................................  9

B.      Perencanaan Strategi dan  Pengembangan Organisasi ............................10

DAFTAR PUSTAKA .............................13

1.   PENGERTIAN DAN FUNGSI  BUDAYA ORGANISASI 

A.   Pengertian  Budaya Organisasi

Budaya organisasi  adalah sebuah sistem makna bersama yang dianut oleh para anggota yang membedakan suatu organisasi dari organisasi-organisasi lainnya. Sistem makna bersama ini adalah sekumpulan karakteristik kunci  yang dijunjung tinggi oleh organisasi.

Adapun pengertian Budaya Organisasi menurut  beberapa ahli, yaitu :

1.Menurut Wood, Wallace, Zeffane, Schermerhorn, Hunt, Osborn (2001:391), budaya organisasi adalah sistem yang  dipercayai dan nilai yang dikembangkan oleh organisasi dimana hal itu menuntun perilaku dari anggota organisasi itu sendiri.

2.Menurut Tosi, Rizzo, Carroll seperti  yang dikutip oleh Munandar (2001:263), budaya organisasi adalah cara-cara berpikir, berperasaan dan bereaksi berdasarkan pola-pola tertentu yang ada dalam organisasi atau yang ada pada bagian-bagian organisasi.

3.Menurut Robbins (1996:289), budaya  organisasi adalah  suatu persepsi bersama yang dianut oleh anggota-anggota organisasi itu.

B.   Fungsi Budaya  Organisasi

Budaya organisasi memiliki fungsi yang sangat penting. Fungsi buday a organisasi adalah sebagai tapal batas tingkah laku individu yang ada didalamnya.
Menurut Robbins (1996 : 294), fungsi budaya organisasi sebagai berikut :

1.    Budaya menciptakan  pembedaan yang jelas antara satu organisasi dan yang lain.

2.    Budaya membawa suatu  rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi.

3.    Budaya mempermudah timbulnya  komitmen pada sesuatu yang lebih luas daripada kepentingan diri individual seseorang.

4.    Budaya merupakan perekat sosial  yang membantu mempersatukan organisasi itu dengan memberikan standar-standar yang tepat untuk dilakukan oleh karyawan.

5.    Budaya sebagai mekanisme pembuat  makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku karyawan.

2.   PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

A.   Pengertian Perubahan Organisasi

Pengertian Perubahan Organisasi adalah suatu variasi dari cara-cara yang telah mapan,yang selama ini berlangsung dalam organisasi dan dipergunakan serta ditaati oleh anggota organisasi dalam melakukan aktivitasnya dan  berbeda dari apa yang selama ini ada dan telah berlaku dalam organisasi.
Pengertian Pengembangan Organisasi adalah  suatu pendekatan sistematik, terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta memecahkan masalah-masalah (seperti kutrangnya kerja sama/koperasi, desentralisasi yang berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi dan sebagainya) yang merintangi efisiensi pengoperasian pada semua tingkatan.

B.   Pengertian Pengembangan  Organisasi

Pengembangan organisasi merupakan proses terencana untuk mengembangkan kemampuan organisasi dalam  kondisi dan tuntutan lingkungan yang selalu berubah, sehingga dapat mencapai kinerja yang optimal yang dilaksanakan oleh seluruh anggota organisasi. Pengembangan Organisasi merupakan program yang berusaha meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan individu akan pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan keorganisasian.

C.   Penyebab Perubahan

Internal : (Perubahan tujuan, Perubahan  struktur organisasi, Perubahan cara operasional/aktivitas organisasi, dll).

1.    Perubahan Internal yang Direncanakan  (planned internal change)
Misal: sebuah perusahaan melakukan akuisisi  perusahaan lain.

2.    Perubahan Internal Tidak Direncanakan  (Unplanned internal change)
Misal: perubahan karakteristik  demografis (jenis kelamin, pendidikan, usia)
tenaga kerja pada suatu perusahaan.

Eksternal : (Perubahan sistem  ekonomi, Teknologi baru,dll )

1.    Perubahan Eksternal yang Di rencanakan (planned external change)
Misal: pengenalan teknologi baru.

2.    Perubahan Eksternal Tidak Di rencanakan (Unplanned external change)
Misal: perubahan kebijakan  moneter sbg respon perubahan politik&ekonomi
tiba-tiba.

Tingkat Perubahan  Organisasi

1.    Perubahan pada sikap individu dalam  organisasi, meliputi : Aspek pengetahuan, Sikap/perilaku, Ketidakpuasan (aksi mogok).

2.     Perubahan pada tingkat kelompok:

- Kelompok sebagai media/wahana perubahan.

- Kelompok sebagai sasaran perubahan.

- Kelompok sebagai agen perubahan.

3.    Perubahan tingkat organisasi: Adanya promosi kenaikan jabatan seseorang dalam organisasi berimplikasi pada perubahan posisi jabatan di tingkatan bawahnya:

-       Perubahan peran dalam aktivitas formal organisasi.

-       Perubahan pada tingkat organisasi berbeda dan cenderung rumit dibandingkan dengan perubahan di tingkat individu dan kelompok.

Organisasi mengalami perubahan sebagai respon terhadap lingkungannya, Organisasi juga memerlukan perubahan komponen internalnya sebagai usaha untuk melakukan adaptasi terhadap perubahan-perubahan dalam lingkungan. Organisasi alami proses kelahiran, pertumbuhan, kematangan dan akhirnya alami kematian, seperti halnya semua sistem biologis dan sistem social. Titik pusat perubahan Metode yang digunakan teknik yg digunakan pola interaksi dan definisi peran perubahan dalam struktur, proses, tujuan, kebijakan, sistem komunikasi organisasi pengelolaan pengembangan organisasi,survey umpan balik.

D.   Pengembangan Organisasi

Tujuan utama Pengembangan Organisasi adalah untuk perbaikan fungsi organisasi itu sendiri. Peningkatan produktivitas dan keefektifan organisasi membawa implikasi terhadap kapabilitas organisasi dalam membuat keputusan berkualitas dengan melakukan perubahan terhadap struktur, kultur, tugas, teknologi dan sumber daya manusia. Pendekatan utama terhadap hal ini adalah mengembangkan budaya organisasi yang dapat memaksimalkan keterlibatan orang dalam pembuatan keputusan yang efektif dalam organisasi.

Menurut Robbins (1984), usaha PO pada umumnya diarahkan pada dua tujuan akhir, yaitu peningkatan keefektifan organisasi dan peningkatan kepuasan anggotanya. Lebih lanjut, Robbins merinci tujuan PO sebagai berikut:

1.    Meningkatkan tingkat kepercayaan dan dukungan di antara anggota organisasi.

2.    Meningatkan timbulnya konfrontasi terhadap masalah organisasi baik dalam
kelompok maupun antar-kelompok, sebagai kebalikan dari to sweeping problem under the rug.

3.    Terciptanya lingkungan dimana otoritas peran yang ditetapkan ditingkatkan dengan otoritas berdasarkan pengetahuan dan keterampilan.

4.    Meningkatkan keterbukaan komunikasi secara horisontal, vertikal dan diagonal.

5.    Menaikkan tingkat antusiasme dan kepuasan personal dalam organisasi.

6.    Menemukan solusi yang sinergis terhadap masalah dan

7.    Menaikkan tingkat responsibilitas diri dan kelompok dalam perencanaan dan
implementasi.

Hampir semua pakar berpendapat bahwa pengembangan organisasi bertujuan melakukan perubahan (Thoha, 2002). Dengan demikian, jika diterima pendapat bahwa penyempurnaan dalam organisasi sebagai suatu sarana perubahan yang harus terjadi maka kemudian secara luas pengembangan organisasi dapat diartikan pula sebagai perubahan organisasi (organizational change) (Thoha, 2002: 8). Ditambahkan pula, PO merupakan suatu pendekatan dan teknik perubahan organisasi (Indrawijaya, 1983). Di dalamnya terkandung suatu proses dan teknologi untuk penyusunan rancangan, arah dan pelaksanaan perubahan organisasi secara berencana.
 

Ciri – ciri Pengembangan Organisasi.

Suatu strategi pendidikan yang kompleks yang dimaksudkan untuk mengubah keyakinan, sikap, nilai, dan struktur organisasi sehingga mereka dapat lebih beradaptasi dengan teknologi baru, pemasaran dan tantangan, dan tingkat yang memusingkan perubahan itu sendiri. Maka Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1.    Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat tentang permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.

2.    Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi.

3.    Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.

4.    Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.

5.    Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.

6.    Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.

Bila selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi (learning organization), yang secara sederhana dapat diartikan sebagai : organisasi yang secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber daya, dan memperluas area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang selalu berubah.

E.   Metode Perubahan dan Pengembangan Organisasi.

Ada berbagai teknik yang dirancang para ahli, dengan tujuan meningkatkan kemampuan berkomunikasi serta bekerja secara efektif, antar-individu maupun antar - kelompok dalam organisasi. Beberapa teknik yang sering digunakan berikut ini :

1.    Sensitivity training, merupakan teknik OD yang pertama diperkenalkan dan ayang dahulu paling sering digunakan. Teknik ini sering disebut juga T-group. Dalam kelompok kelomok T (singkatan training) yang masing masing terdiri atas 6 – 10 peserta, pemimpin kelompok (terlatih) membimbing peserta meningkatkan kepekaan (sensitivity) terhadap orang lain, serta ketrampilan dalam hubunga antar-pribadi.

2.    Team Building, adalah pendekatan yang bertujuan memperdalam efektivitas serta kepuasaan tiap individu dalam kelompok kerjanya atau tim. Teknik team building sangat membantu meningkatkan kerjasama dalam tim yang menangani proyek dan organisasinya bersifat matriks.

3.    Survey feedback. Dalam teknik sruvey feedback. Tiap peserta diminta menjawab kuesioner yang dimaksud untuk mengukur persepsi serta sikap mereka (misalnya persepsi tentang kepuasan kerja dan gaya kepemimpinan mereka). Hasil surveini diumpan balikkan pada setiap peserta, termasuk pada para penyelia dan manajer yang terlibat. Kegiatan ini kemudian dilanjutkan dengan kuliah atau lokakarya yang mengevaluasi hasil keseluruhan dan mengusulkan perbaikan perbaikan konstruktif.

4.    Transcational Analysis (TA). TA berkonsentrasi pada gaya komunikasi antar-individu. TA mengajarkan cara menyampaikan pesan yang jelas dan bertanggung jawab, serta cara menjawab yang wajar dan menyenangkan. TA dimaksudkan untuk mengurangi kebiasaan komunikasi yang buruk dan menyesatkan.

5.    Intergroup activities. Fokus dalam teknik intergroup activities adalah peningkatan hubungan baik antar-kelompok.Ketergantungan antar kelompok , yang membentuk kesatuan organisasi, menimbulkan banyak masalah dalam koordinasi. Intergroup activities dirancang untuk meningkatkan kerjasama atau memecahkan konflik yang mungkin timbul akibat saling ketergantungan tersebut.

6.    Proses Consultation. Dalam Process consultation, konsultan OD mengamati komunikasi , pola pengambilan keputusan , gaya kepemimpinan, metode kerjasama, dan pemecahan konflik dalam tiap unit organisasi. Konsultan kemudian memberikan umpan balik pada semua pihak yang terlibat tentang proses yang telah diamatinya , serta menganjurkan tindakan koreksi.

7.    Grip OD. Pendekatan grip pada pengembangan organisasi di dasarkan pada konsep managerial grip yang diperkenalkan oleh Robert Blake dan Jane Mouton. Konsep ini mengevaluasi gaya kepemimpinan mereka yang kurang efektif menjadi gaya kepemimpinan yang ideal, yang berorientasi maksimum pada aspek manusia maupun aspek produksi.

8.    Third-party peacemaking. Dalam menerapkan teknik ini, konsultan OD berperan sebagai pihak ketiga yang memanfaatkan berbagai cara menengahi sengketa, serta berbagai teknik negosiasi untuk memecahkan persoalan atau konflik antar-individu dan kelompok.

F.    Langkah-Langkah Perubahan Organisasi

Perubahan organisasi merupakan perubahan yang berkaitan dengan pengembangan, perbaikan, maupun penyesuaian yang meliputi struktur, teknologi, metode kerja maupun sistem manajemen suatu organisasi. suatu organisasi tidak harus melaksanakan suatu perubahan. Hal ini merupakan suatu strategi untuk memenuhi beberapa keseluruhan tujuan dari suatu organisasi.
Langkah tersebut terdiri dari :

 
a. Mengadakan Pengkajian

Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap organisasi apapun tidak dapat menghindarkan diri dari pengaruh daripada berbagai perubahan yang terjadi di luar organisasi. Perubahan yang terjadi di luar organisasi itu mencakup berbagai bidang, antara lain politik, ekonomi, teknologi, hukum, sosial budaya dan sebagainya. Perubahan tersebut mempunyai dampak terhadap organisasi, baik dampak yang bersifat negatif maupun positif. 

b. Mengadakan Identifikasi

Yang perlu diidentifikasi adalah dampak perubahan perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap faktor yang menyebabkan terjadinya perubahan organisasi harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat dipecahkan dengan tepat.

c. Menetapkan Perubahan

 Sebelum langkah-langkah perubahan diambil, pimpinan organisasi harus yakin terlebih dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya.
 
d. Menentukan Strategi

Apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pemimpin organisasi haru segera menyusun strategi untuk mewujudkannya.
 
e. Melakukan Evaluasi

 Untuk mengetahui apakah hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negatif, perlu dilakukan penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti berpengaruh postif terhadap organisasi, dan apabila sebaliknya berarti negatif.

3.    PERENCANAAN STRATEGI PENGEMBANGAN ORGANISASI

A.   Tahapan Kegiatan Perencanaan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.

Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif.

Tahap 2 : merumuskan keadaan saat ini

Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.

Tahap 3 : mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.

Tahap 4 : mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan

Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

B.   Perencanaan Strategi dan Pengembangan Organisasi

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan strategi dan pengembangan organisasi:

-       Pengamatan Eksternal

Yaitu dengan memperhatikan kesempatan dan ancaman di segala aspek, baik ekonomi, politik, teknologi, budaya dan lainnya yang semua variable itu akan membentuk karakter organisasi. Metode ini sesuai dengan yang dinyatakan oleh Wayne E. Rosing, wakil Direktur pengembangan Sun Microsystems, Inc ”Tidak ada satupun yang memotivasi Sun kecuali ketakutan akan apa yang dilakukan oleh pesaing ”.

-       Pengamatan Internal

Terdiri dari eavaluasi SDM dan struktur organisasi, dengan tujuan mengukur kesiapan SDM (inputs) strategi sekarang (process), kinerja (outputs) dan potensi dalam yang akan membentuk kedinamisan organisasi. Dalam internal terdapat dua variable yang penting, yaitu, Struktur dan Budaya. Struktur berkenaan dengan mekanisme, prosedural organisasi. Budaya adalah yang berkenaan dengan pola keyakinan dan pemikiran, aspirasi dan nilai-nilai yang diharapkan oleh semua anggota organisasi.

-       Perumusan Organisasi.

Adalah pengembangan planing jangka panjang, dari menejemen yang efektif dari kesempatan dan ancaman yang disinergiskan dengan kondisi internal.

-       Misi.

Misi Organisasi adalah tujuan atau alasan mengapa organisasi ada dan mempertegas keberadaan organisasi. Konsep misi yang disusun dengan sistemik dan general itu akan menjadikan ciri khas organisasi dengan organisasi yang lain, dan berperan terhadap uniknya nilai produk organisasi yang ditawarkan. Konsepsi misi yang apik juga dapat meminimalisir konflik internal yang dianggap kurang prinsip dan membantu meningkatkan intensitas diskusi dan kajian secara produktif. Namun sebelum mengembangkan misi, alangkah baiknya menetukan analisis stakeholder. Dalam hal ini stakeholder organisasi adalah, SDM, atau organisasi apapun dieksternal yang yang dapat melakukan perhatian yang dipengaruhi oleh hasil itu.

-       Tujuan.

Adalah hasil akhir aktivitas perencanaan, dengan merumuskan apa dan kapan yang akan diselasaikan dengan mengukur sasaran.

-       Strategi.

Strategi merupakan konsep perencanaan komprehensif tentang bagiamana organisasi dapat mencapai misi dan tujuan.

-       Kebijakan

Adalah pedoman luas yang menghubungkan strategi dan implementasi. Kebijakan ini bersifat general yang nantinya akan diikuti dan disepesifikan dan di interpretasikan dan di implementasikan oleh devisi-devisi melalui strategi dan tujuan devisi masing-masing.

-       Implementasi strategi

Adalah proses dimana manajemen mewujudkan strategi dan kebijakan dalam tindakan melalui pengembangan program, anggaran dan prosedur.

-       Program

Adalah pernyataan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan pereencanaan sekali pakai.

-       Anggaran

Adalah program yang dinyatakan dalam satuan uang, setiap program akan dinyatakan secara rinci dalam biaya, yang dapat digunakan oleh SDM untuk mengelola organisasi.

-       Prosedur

Sering juga disebut dengan standard operating proscedures, yaitu langkah-langkah yang berurutan yang menggambarkan dengan rinci bagaimana suatu tugas atau pekerjaan diselesaikan.

-       Evaluasi dan Pengendalian

Adalah proses yang melalui aktivitas-aktivitas dan hasil kerja dimonitor dan kinerja nyata dengan kinerja/program yang diinginkan. Hasil yang diharapkan dalam sebuah organisasi adalah bentuk peningkatan efektivitas organisasi : produk, efesiensi, dan kepuasan dalam jangka pendek, adaptasi dan pengembangan dalam jangka menengah, kemampuan berrtahan dalam jangka panjang.

DAFTAR PUSTAKA

1.    http://megalestarie.blogspot.com/2011/08/konflik-desain-budaya-organisasi.html

2.    http://zhaxiann.blogspot.com/2013/04/budaya-kreativitas-dan-inovasi.html

3.http://dessymarantika7.blogspot.co.id/2013/04/perubahan-dan-pengembangan-organisasi.html

4.    http://www.docstoc.com/docs/16676866/Perubahan-Organisasi-Organisasi-dan-Manajemen-Bisnis-Arianis-Chan-2009